LGPD: aproveite o adiamento para adequar-se às novas regras

Maio de 2021 é a nova data para a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). O adiamento foi estabelecido por meio da Medida Provisória 959/2020 e aguarda aprovação do Congresso. Independentemente do prazo, as empresas não devem se acomodar. A LGPD vai elevar o padrão da proteção da informação exigindo melhores práticas de gerenciamento de dados. Saiba mais e aproveite o tempo extra para promover as adequações necessárias. 

O que diz a LGPD

A LGPD institui um conjunto de regras que regulamenta a coleta, armazenamento e segurança de informações pessoais. De modo geral, ela coíbe o uso indiscriminado de dados pessoais e garante ao cidadão o direito de estar ciente sobre a finalidade específica para a qual as informações serão usadas. 

As empresas, por sua vez, passam a ser responsáveis pela segurança e privacidade dos dados cedidos. Caso violem as normas, façam uso indevido das informações ou sofram vazamentos, estarão sujeitas a advertências e multas, além de arcarem com severos prejuízos de imagem.   

Impactos no RH

A nova legislação irá mudar o modo como as empresas lidam com dados de clientes, fornecedores e até colaboradores. No dia a dia, vai impactar não só os departamentos de TI, responsáveis pela infraestrutura tecnológica, mas também setores que tratam grande volume de dados pessoais. 

Por seu papel estratégico, o RH deve não só apoiar a mudança cultural como também identificar todo o ciclo da informação em seus processos internos. Do recrutamento à gestão da folha de pagamento, é necessário garantir que os registros sejam coletados, usados e armazenados corretamente, com especial atenção aos dados considerados sensíveis. 

Vale lembrar que a LGPD permite que informações sejam mantidas ou processadas por sistemas de terceiros, como nos casos de uso de softwares de gestão de frequência, folha de pagamento ou soluções em cloud computing. No entanto, a empresa contratante precisa certificar que o fornecedor utilize as informações apenas de acordo com o uso original autorizado e que forneça a proteção devida, provendo recursos como criptografia e senha. 

Neste cenário, é fundamental contar com parceiros tecnológicos confiáveis e capazes de oferecer soluções robustas. Na hora de atender aos requisitos de conformidade e segurança, opte por sistemas com nível de proteção adequado e aproveite para mitigar riscos de erro humano automatizando processos repetitivos e manuais. A jornada de adequação à LGPD pode ser também uma oportunidade de otimizar processos e ganhar eficiência.    

A Norber desenvolve softwares de controle de acesso e de frequência alinhados à necessidade de proteção da informação. O NewPonto Cloud, sistema que automatiza a gestão do controle de ponto, dispõe de conexão criptografada para garantir a segurança do acesso via web, além de um banco de dados blindado e atrelado ao servidor. Para conhecer as funcionalidades desta solução, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

Coronavírus: precauções para a proteger os funcionários e a empresa

O avanço do novo coronavírus faz vítimas e altera a rotina inclusive nas empresas. Em todo o mundo, grandes companhias cancelaram presença em eventos e adotaram a jornada de trabalho remota para diminuir riscos e mitigar prejuízos. No Brasil, apesar dos casos confirmados, o vírus não está disseminado e, portanto, não há motivo para pânico ou medidas extremas. Porém, a Organização Mundial da Saúde (OMS) recomenda que empregadores e população tomem precauções para combater a infecção, mesmo onde não há notificação de suspeitas. Confira cuidados para proteger os funcionários e o ambiente de trabalho:

Reforce a higiene

Bons hábitos de higiene são a melhor forma de se proteger do coronavírus e de gripes comuns. Por isso, vale distribuir cartilhas e colocar cartazes em banheiros para reforçar a conscientização. As principais orientações são: lavar as mãos frequentemente; cobrir boca e nariz ao espirrar ou tossir, fazendo o devido descarte do lenço de papel; e não tocar nos olhos, nariz ou boca antes de higienizar bem as mãos.

Limpe objetos e superfícies  

O coronavírus sobrevive na superfície de objetos – como mesa, telefone, teclado do computador, mouse. Para combater a infecção, equipamentos e corrimões precisam ser limpos e desinfetados regularmente. Intensifique a higienização da estação de trabalho, abasteça banheiros com sabão e disponibilize álcool-gel em lugares estratégicos.

Atenção às viagens

Reavalie benefícios e riscos de viagens internacionais, considerando áreas afetadas e informações fornecidas pelas autoridades sanitárias. Evite enviar colaboradores que sofrem de diabetes e de problemas cardíacos e respiratórios, mais suscetíveis a desenvolver quadros graves da doença. Sempre que possível, troque o contato presencial por reuniões por videoconferência, como já estão fazendo empresas multinacionais.

Considere adotar jornadas remotas

O trabalho remoto é uma alternativa em cenário de surto. Após voltar de áreas com alta disseminação do vírus, recomenda-se que o funcionário se automonitore por 14 dias e, em caso de febre, tosse, coriza e outros sintomas, adote o home office. Em casa, é importante evitar contato próximo com familiares e deve-se contatar o órgão de saúde responsável e proceder com o tratamento adequado. Um plano de contingência estruturado e com atenção à saúde dos funcionários é fundamental para sua empresa evitar a propagação do vírus no ambiente corporativo e em lugares com intensa circulação de pessoas, como o transporte público.

Cuidado com fake news

Informações falsas circulam pelas redes sociais e internet. Para não propagar boatos, busque sempre informações confiáveis. O Ministério da Saúde está monitorando os casos suspeitos e lançou um aplicativo com dados atualizados e unidades de saúde onde encontrar ajuda médica. Fique atento!

A Norber desenvolve softwares de controle de frequência que auxiliam a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores, incluindo os que trabalham remotamente. O NewMobile permite a marcação de ponto via smartphone, de qualquer lugar e em tempo real. Para conhecer as funcionalidades desta solução, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

4 medidas para coibir o assédio moral no ambiente de trabalho

Assédio moral é uma prática abusiva que deve ser tratada com seriedade pelas empresas. Além de danos emocionais ao colaborador, as agressões repetidas também podem provocar prejuízos às corporações, desde queda da produtividade das equipes até aumento do turnover e processos judiciais. A construção de um ambiente saudável, positivo e respeitoso inclui a adoção de medidas de combate ao assédio moral. Veja o que sua empresa pode fazer:

  1. Não naturalizar agressões

O assédio moral caracteriza-se pela exposição de um colaborador a situações humilhantes e constrangedoras, de forma repetitiva e prolongada. Insultos, ofensas e perseguições, assim como propagação de boatos, punições injustas e exclusão social, são práticas violentas que não cabem na rotina de trabalho. Para evitar que estas agressões se incorporem à cultura corporativa é importante não naturalizá-las, negligenciá-las ou tratá-las como piada. Elas podem abalar emocional e fisicamente um indivíduo, afetar sua autoestima e evolução profissional, assim como provocar quadros de isolamento e depressão.

  1. Estabelecer assédio moral

A prevenção é o melhor modo de coibir o assédio moral. Para isso, vale instituir e divulgar um código de ética da instituição, enfatizando que o assédio moral é incompatível com os princípios organizacionais. Deixe claro, por meio de regras acessíveis a todos, que condutas desrespeitosas não são toleradas e são passíveis de punição.

  1. Capacitar gestores

Baixo desempenho, irritabilidade, atrasos injustificados ou o aumento do absenteísmo podem sinalizar desconforto no relacionamento interpessoal, seja entre colegas de equipe ou entre um colaborador e seu superior hierárquico. Diferentemente dos antigos chefes, que mantinham postura autoritária, as lideranças modernas não apenas engajam e tratam com cordialidade os colaboradores como também são capazes de mediar conflitos em seus times. Promova palestras sobre o assunto, conscientize líderes e capacite-os a identificar abusos antes que se tornem um problema maior.

  1. Abrir canais de denúncia

Por vergonha, receio de perder o emprego ou de ser novamente agredida, a vítima de assédio moral frequentemente não expõe o problema a outras pessoas. Estabeleça canais de recebimento de denúncias, desenvolva pesquisas de clima, conte com profissionais de RH capacitados para lidar com o tema e acolha o profissional que se julga vítima oferecendo orientação e suporte psicológico. Além disso, é importante solucionar o problema rapidamente e reprimir condutas indevidas. Advertências formais e até desligamentos podem ser necessários para evitar a repetição das agressões.  

A Norber desenvolve softwares de controle de acesso e de frequência que facilita a gestão de pessoas. O NewPonto Cloud é um sistema de controle de ponto na nuvem que automatiza a folha de pagamento e fornece dados sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, desde horas extras até faltas e atrasos. Para conhecer as funcionalidades desta solução, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

eSocial: empresas de médio porte devem se cadastrar

Desde 16 de julho, empresas que faturam entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões por ano devem se cadastrar no eSocial. A obrigatoriedade para micro e pequenas empresas (com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões) e para as MEIs foi postergada para novembro, mas a ferramenta já está disponível também para esse grupo.

A implementação para as empresas de médio porte se dará de forma escalonada, com as informações sendo incluídas gradativamente no sistema. Até 31 de agosto, os empregadores deverão enviar apenas dados de cadastro e tabelas das empresas. Em setembro, será a vez de incluir na plataforma informações sobre os trabalhadores e seus vínculos, como admissões, afastamentos e demissões. Finalmente, entre novembro e dezembro, deverão ser enviados dados referentes às remunerações dos trabalhadores e realizado o fechamento das folhas de pagamento.

Desde janeiro de 2018, o eSocial já é obrigatório para mais de 13 mil companhias de grande porte que possuem faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Já para órgãos públicos, a adesão ao sistema começará em janeiro do ano que vem.

O que é o eSocial

O eSocial é o sistema do Governo Federal que coleta e armazena em um único ambiente digital as informações relacionadas à contratação de mão de obra, com ou sem vínculo empregatício. São seus objetivos garantir os direitos trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores; simplificar para os empregadores o cumprimento das obrigações; e aprimorar a qualidade das informações fornecidas aos órgãos governamentais envolvidos (Caixa Econômica Federal, INSS, Receita Federal, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego).

Como o eSocial afeta a minha empresa

Por unificar o envio de dados ao Governo Federal, o eSocial muda a forma como as empresas lidam com suas obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Mais que uma simples questão tecnológica, a implantação do novo sistema exige uma mudança cultural no ambiente administrativo, impactando diretamente o departamento de RH, assim como de TI, Finanças e Jurídico. Além de rever condutas fiscais e trabalhistas internas, as empresas devem dedicar especial atenção à coleta eficiente de dados e à capacitação dos profissionais envolvidos. As empresas que descumprirem o envio de informações por meio do eSocial estarão sujeitas a aplicação de penalidades e multa.

Como a Norber pode me ajudar

Especialista em gestão de controle de ponto, a Norber desenvolve sistemas capazes de auxiliar o profissional de RH no gerenciamento e processamento das informações requeridas pelo eSocial. O NewPonto, por exemplo, é um software de controle de frequência que automatiza a folha de pagamento e permite a criação de uma nova rotina para verificar alterações de escala em períodos parametrizados. Para saber mais sobre as soluções que a Norber desenvolveu para o eSocial, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.