Lista de tarefas: hábito facilita a organização mental e aumenta a produtividade

Organizar o que deve ser feito no dia ou na semana é um método excelente para planejar a rotina e dar conta de todas as tarefas que precisamos entregar. Para isso, nada melhor que listas! Veja por que elas são imprescindíveis entre quem deseja aumentar a produtividade no trabalho e ser mais organizado na vida pessoal.

  1. Facilitam a organização mental

Listas ajudam a lembrar – ou a não esquecer. Com um formato que facilita a categorização, elas auxiliam a memorização e têm o poder de aliviar a carga mental. Com elas, paramos de nos preocupar com o que temos de fazer e passamos a nos concentrar no que está sendo feito. O resultado é mais foco nas atividades, que passam a ser realizadas de modo mais rápido e objetivo. Não por acaso pessoas bem-sucedidas adoram listas.

  1. Ajudam a priorizar tarefas

Depois de colocar tudo na lista, é hora de checar o que é mais importante e priorizar. Nem tudo é urgente e a definição de prioridades torna o planejamento eficaz. Definir prazos e estabelecer metas de curto, médio e longo prazos também são fundamentais para fazer uma boa gestão do tempo. Também vale dividir grandes projetos em pequenas etapas para garantir que todos os itens da lista sejam riscados.

  1. Evitam a procrastinação

Listas nos ajudam a encarar aquelas tarefas enfadonhas, que são sempre adiadas. No ambiente corporativo, a tendência é deixar para depois atividades repetitivas e que demandam tempo, como é o caso do processamento da folha de pagamento. Se este é o seu caso, comece a calcular reajustes salariais, faltas, horas extras… Ou então contrate um fornecedor de software de gestão de frequência. Atualmente, estes sistemas de controle de ponto não apenas automatizam a folha de pagamento como permitem o gerenciamento de dados online, com as informações mantidas na nuvem. É o tipo de investimento que reduz significativamente a lista de tarefas e dá agilidade ao processo.

  1. Funcionam para tudo

Independente do cargo ou função, podemos fazer listas para tudo: tarefas delegadas e que precisam ser acompanhadas, prós e contras para uma tomada de decisão, tópicos para uma reunião importante, ideias novas a serem trabalhadas. Afinal, nem só para resoluções de Ano Novo servem as listas. E você, já fez as suas? Costuma anotá-las no papel ou no celular? Como organiza suas tarefas no trabalho?

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5 dicas para melhorar a produtividade no começo da semana

A segunda-feira não é o dia mais adorado da semana, mas pode ser o mais produtivo. Para muita gente, começar bem a semana impacta diretamente no restante dela. Confira estas dicas para aumentar a produtividade com organização do tempo e uso de softwares de gestão, alavancando resultados positivos.

  1. Encare como um recomeço

Que tal encarar a segunda-feira como uma oportunidade de construir algo novo? Ao invés reclamar, encha-se de otimismo e veja o começo da semana como uma nova chance de realizar mudanças, colocar um plano em prática e concretizar algo diferente. Detalhe: motivação é contagiante. Líderes que mantém o astral elevado inspiram quem está ao redor, engajando o restante do time.

  1. Organize as tarefas antecipadamente

Planejamento é essencial para o alcance de metas. Por isso, vale dedicar um tempo à organização da agenda, priorizando as atividades e os compromissos. Faça uma lista de tarefas e determine prazos para a execução de cada uma delas. Cumprindo deadlines diários e semanais, você termina o que começou e pode então encarar novas atribuições.

  1. Proteja o período mais produtivo

A maioria das pessoas rende mais no período anterior ao almoço. Se este é o seu caso, dedique suas manhãs para as atividades prioritárias e que exigem maior concentração, evitando distrações e tarefas de mais fácil execução. A ideia é identificar as horas mais produtivas e usá-las da melhor forma possível, fazendo o que realmente importa.

  1. Gerencie o tempo

Deixe a procrastinação de lado, gerencie seu tempo e tenha cuidado com falsas urgências. Para otimizar o dia, também vale usar softwares e outros recursos que automatizam tarefas repetitivas. Um sistema de gestão de frequência, por exemplo, permite realizar o controle de jornada dos colaboradores com mais agilidade e eficiência, reduzindo o tempo gasto com o fechamento da folha de pagamento.

  1. Repita os bons hábitos

A melhor recompensa por um trabalho bem feito é tê-lo feito. Tem algo mais gratificante que a sensação de atingir um objetivo? Quando no fim do expediente sua lista de tarefas estiver completa, analise quais atitudes o ajudaram a ser mais produtivo e repita-os no dia seguinte. É cultivando os bons hábitos que se alcança melhores resultados.

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5 erros comuns na gestão de projetos de TI e como driblá-los

A decisão de implementar um novo software é sempre vista com otimismo nas empresas. Afinal, contar com tecnologia para otimizar processos significa, no fim do dia, aumentar a produtividade das equipes e a competitividade do negócio. No entanto, as coisas nem sempre acontecem do jeito que a liderança gostaria. A falta de planejamento infelizmente acaba fazendo com que os projetos levem mais tempo para sair do papel ou custem mais do que o previsto. Conheça 5 erros comuns em gestão de projetos de TI e saiba como evitá-los.

  1. Planejamento equivocado

O planejamento evita alterações intermináveis no projeto, retrabalho e atrasos que comprometem o custo-benefício calculado. Por isso, que tal primeiro reunir as áreas que se beneficiarão com a tecnologia a ser implantada para verificar suas reais demandas e alinhar as expectativas? A introdução de um sistema de controle de acesso, por exemplo, exige envolvimento de gestores de RH, TI e segurança. Somente conhecendo as necessidades da sua empresa, será possível desenvolver ou até mesmo customizar um sistema que, de fato, proporcione resultados positivos.

  1. Falta de conhecimento de rotinas

Projetos de TI são complexos e frequentemente podem impactar diversas áreas da companhia. Para mitigar riscos e evitar a interrupção do fluxo de trabalho é necessário avaliar processos, metas e normas das áreas potencialmente afetadas e do negócio como um todo. A avaliação criteriosa de rotinas permite desenvolver mecanismos para aplicar mudanças sem comprometer as tarefas do dia a dia.

  1. Deixar de contar com parceiros especialistas

Em muitos casos, a contratação de uma empresa especializada é o modo mais eficiente, seguro e barato de investir em tecnologia. Além de expertise no desenvolvimento de softwares, parceiros especialistas podem criar soluções customizadas, executar a implantação com agilidade e fornecer suporte técnico. Além disso, são capazes de reconhecer incompatibilidades com ferramentas já em uso e realizar correções e ajustes antecipadamente.

  1. Falta de liderança e comunicação deficitária

Independentemente do software introduzido, é fundamental que os projetos de TI sejam geridos por profissionais experientes e comprometidos. A liderança tem papel decisivo para o cumprimento do cronograma e o alcance dos objetivos com a qualidade requerida. A gestão eficiente também requer comunicação efetiva, seja para lidar com a equipe interna responsável pela execução ou com o fornecedor de tecnologia.

  1. Não realizar o treinamento da equipe

Deixar de realizar o treinamento da equipe pode colocar todo o esforço a perder. A instrução dos usuários sobre os recursos e funcionalidades da nova aplicação potencializa o uso do sistema implantado, tornando as rotinas mais ágeis e integradas. Consequentemente, o retorno do investimento será mais rápido e efetivo.

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