eSocial: obrigações e desafios para as empresas em 2019

Mais da metade dos trabalhadores – 24 milhões – já estão cadastrados no e-Social. Estima-se que, ao fim do processo, 46 milhões de pessoas tenham os dados incluídos no sistema que unifica, em um único ambiente digital, as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Em janeiro, seguindo o calendário de implantação, foi a vez da obrigatoriedade da adesão chegar às empresas do terceiro grupo (optantes do Simples Nacional, empregadores pessoa física, produtores rurais e entidades sem fins lucrativos). O processo de implantação do eSocial vem acontecendo de forma gradativa, e as etapas de envio de informações variam de acordo com o porte das empresas, separadas em grupos. Confira as principais obrigações e desafios para os próximos meses.

Segurança e Saúde do Trabalhador (SST)

Última etapa da implantação, a transmissão dos eventos relacionados à Segurança e Saúde do Trabalhador (SST) passa a ser obrigatória, a partir de julho, para empregadores do primeiro grupo (faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016). Nesta etapa, as empresas devem enviar comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador, exame toxicológico do motorista profissional e outras anotações. O ambiente de testes será aberto em 18 de março.

GRFGTS e DCTFWeb

A GRFGTS é a nova Guia de Recolhimento do FGTS, gerada pela Caixa, a partir das informações enviadas no eSocial. Esta guia apresenta um modelo único para recolhimento do FGTS mensal e rescisório, e substitui a GRF (Guia Recolhimento FGTS) e a GRRF (Guia Recolhimento Rescisório FGTS). A substituição já está valendo para as empresas do primeiro grupo e, a partir de abril, passa a ser obrigatória para as do segundo (faturamento entre R$ 4,8 e 78 milhões em 2016). Ainda em abril, esse mesmo grupo também deve realizar a entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb), que substitui a GFIP para fins da apuração e recolhimento das contribuições devidas ao INSS e a terceiros.

Eventos não periódicos

Empresas do terceiro grupo, isto é, optantes do Simples Nacional, empregadores pessoa física, produtores rurais e entidades sem fins lucrativos, devem enviar os eventos não periódicos a partir de abril. São eventos não periódicos aqueles que não têm uma data pré-fixada para acontecer, como admissão de um novo funcionário, alteração salarial, acidente de trabalho, demissão, entre outros.

O não envio dentro dos prazos pode gerar penalidades para os empregadores em razão de atrasos nos recolhimentos. O desafio, para empresas de todos os portes, é reunir sistematicamente informações e se adequar à nova rotina de envios. Além de treinamento e capacitação de profissionais do RH, é importante contar com softwares capazes de integrar as informações dos trabalhadores para, assim, sistematizar a rotina de envios.

A Norber desenvolve softwares de controle de acesso e de frequência que auxiliam no gerenciamento e processamento das informações requeridas pelo eSocial. O NewPonto Cloud automatiza a folha de pagamento e permite a criação de uma nova rotina para verificar alterações de escala em períodos parametrizados. Para saber mais sobre as soluções que a Norber desenvolveu para o eSocial, acesse  www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

Como a tecnologia pode transformar a Gestão de Pessoas

Em pleno século 21, ser digital é fundamental para obter melhor desempenho e, assim, garantir o crescimento sustentável dos negócios em longo prazo. O avanço tecnológico das últimas décadas vem se incorporando ao ambiente corporativo em um processo sem volta.

O RH, claro, também abraçou a transformação digital e vem assumindo um papel cada vez mais estratégico nas corporações. Mais do que nunca, profissionais da área de gestão de pessoas devem buscar alinhar o capital humano ao uso de softwares em benefício da estratégia organizacional. Conheça processos e áreas de gestão que estão sendo impactados e como a aplicação da tecnologia pode transformar o RH da sua empresa.

Jornada de trabalho

Internet, computadores portáteis e smartphones encurtam distâncias e proporcionam maior flexibilidade à jornada trabalho, possibilitando que certas atividades sejam executadas remotamente. A contratação de profissionais terceirizados e que atuam em projetos específicos também é mais recorrente nas empresas.

Estas mudanças exigem outro olhar sobre as relações de trabalho, desafiando os gestores a criarem modos de promover o engajamento de colaboradores e a produtividade à distância. Em tempos de home office, também é atribuição do RH estar ligado nas obrigações legais que novos modelos de trabalho podem exigir. Afinal, como conciliar trabalho à distância e marcação de ponto?

Automação de processos

A utilização de softwares automatiza procedimentos burocráticos, simplifica processos e reduz o índice de erros. A gestão do controle de ponto, das folhas de pagamento e de informações referentes a faltas, férias, benefícios e horas extras, ganha agilidade com a ajuda de sistemas que integram os dados e as informações. Também vale investir em cloud computing e em aplicações com interfaces intuitivas, que possibilitam ao usuário receber a informação desejada a qualquer momento, sem necessidade de recorrer ao RH para obter respostas a dúvidas rotineiras. A ideia é proporcionar agilidade e, ao mesmo tempo, entregar a melhor experiência ao usuário.

Análise de dados

A tecnologia contribui para que decisões sejam mais fundamentadas em dados do que em critérios subjetivos. Softwares de gestão permitem ao RH medir a performance individual, realizar análise comportamental e de competências, assim como propor ações para o desenvolvimento dos talentos. Os processos de recrutamento e seleção, por sua vez, tornam-se mais efetivos com people analytics, que utiliza análise de dados para avaliação de perfis de candidatos em processos seletivos. Em algumas empresas, chatbots, inteligência artificial e machine learning são apostas para o desenvolvimento de treinamentos técnicos específicos.

A Norber é especialista no desenvolvimento e implantação de soluções de controle de acesso e de frequência, auxiliando na automação de processos e análise de dados, através de sistemas que modernizam a rotina organizacional. Um software como o NewPontoCloud automatiza a marcação de ponto dos funcionários e integra os dados às folhas de pagamento, gerando agilidade e eficiência ao RH. Já o NewMobile viabiliza a marcação de ponto remota, via smartphone, contribuindo com uma estratégia de mobilidade corporativa.

Quer melhorar os controles e a segurança de sua empresa? Fale com o nosso Comercial e agende uma visita ou acesse www.norber.com.br

4 passos para implantar uma Política de Ponto em 2019

Gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores produz inúmeros benefícios, desde gerar informações estratégicas sobre a produtividade até redução de custos com horas extras. Se sua empresa não faz a gestão de frequência de forma adequada, é hora de planejar a implementação de uma Política de Ponto. Veja nossas dicas e comece 2019 com um sistema prático, confiável e customizado às necessidades do seu negócio.

  1. Fique atento às normas

O primeiro passo para implantar uma Política de Ponto é conhecer a legislação relacionada ao tema. O parágrafo segundo do artigo 74 da CLT determina a obrigatoriedade da anotação dos horários de entrada e saída dos funcionários para estabelecimentos com mais de dez colaboradores, assim como o registro do intervalo de repouso. Além disso, a portaria 1.510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego regulamenta que registros eletrônicos sejam homologados e emitam comprovante, para devido controle do colaborador.

  1. Avalie a cultura e as necessidades da empresa

Os colaboradores da sua empresa funcionam melhor cumprindo horários rígidos? Costumam trabalhar fora das dependências da empresa ou atuam no esquema home-office? Ao criar uma política de ponto é importante avaliar a cultura organizacional e, sobretudo, buscar adequar o modelo de gestão ao dia a dia da corporação. Também vale ter em mente questões como: a) quando o funcionário está autorizado a fazer hora extra; b) como será feita a compensação do banco de horas; c) como proceder em casos de atraso e faltas. Tudo isso deve ser respondido no momento de criar e contratar soluções de gestão de frequência.

  1. Envolva os colaboradores

Uma Política de Ponto não é implantada sem mudança de hábitos. Para que a adesão seja um sucesso, comunique os colaboradores sobre as novas regras, transmita a informação sobre marcação de horários de forma clara, desenvolva uma campanha estimulando novos hábitos. Escute as demandas dos líderes, envolva-os no projeto e conte com eles para promover o engajamento dos colaboradores. Assim, você terá um time mais comprometido tanto com horários quanto com resultados.

  1. Invista em tecnologia

Ultrapassado, o livro de ponto é pouco prático e eficaz. Atualmente, sistemas de gestão de jornada permitem integrar o controle de ponto à folha de pagamento, garantindo mais praticidade e modernidade às atividades do RH. O investimento em tecnologia também proporciona que informações de frequência sejam atualizadas em tempo real, facilitando a gestão e a tomada de decisões.

A Norber é especialista em controle de ponto e desenvolve soluções customizadas que auxiliam na gestão da jornada de trabalho dos colaboradores. Para conhecer as funcionalidades do NewPonto, do NewMobile e de outras soluções, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

Férias coletivas: como planejar e aplicar na sua empresa

As festas de fim de ano estão chegando e, em muitas empresas, esta época é sinônimo de férias coletivas. Neste período, diversas companhias aproveitam que a procura dos clientes por seus produtos ou serviços é baixa para interromper as atividades e, assim, conceder férias simultaneamente a todos os colaboradores ou àqueles de determinado setor ou unidade. Saiba como planejar a concessão de férias coletivas e conheça os principais custos e procedimentos.

Quando conceder

Embora seja bastante frequente no fim do ano, este recurso pode ser aplicado em qualquer período, desde que cumpridas as obrigações legais. A ideia é aproveitar a sazonalidade do segmento de mercado em momentos em que a demanda, e consequentemente a necessidade de mão de obra, é menor.

Qual o período mínimo

As férias coletivas podem ser determinadas pela empresa independentemente da vontade do colaborador, segundo Artigo 139 da CLT. Podem ser divididas em até dois períodos de, no mínimo, 10 dias cada, e são descontadas do saldo total de férias de cada funcionário. Assim como as férias individuais, não começam em domingos e feriados.

Comunicação e procedimentos administrativos

O aviso de férias coletivas deve ser realizado ao menos 15 dias antes do início do recesso, seja por comunicado no mural de avisos, jornal interno ou email. Quanto antes, melhor o funcionário poderá se planejar. Para validar a ação, o RH precisa comunicar as datas estipuladas e setores beneficiados ao órgão local do Ministério do Trabalho (DRT), assim como informar o sindicato profissional da categoria. Também é imprescindível realizar a anotação na carteira de trabalho.

Pagamento das férias

Do mesmo modo que as férias individuais, as coletivas são remuneradas e têm um acréscimo de 1/3 do salário do trabalhador, proporcionais ao período de duração. Como o valor deve necessariamente ser pago dois dias antes da data de início das férias, é importante fazer um correto planejamento de custos.

A Norber é especialista em controle de ponto e desenvolve soluções que auxiliam na gestão da jornada de trabalho dos colaboradores. Para conhecer as funcionalidades do NewPonto, do NewMobile e de outras soluções, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

As vantagens de um sistema de controle de ponto automatizado

Hoje em dia ninguém mais precisa perder um tempão agregando dados do ponto manual à folha de pagamento. Se na sua empresa o time de RH ainda usa planilhas de Excel para realizar esta tarefa, é hora de rever estratégias. Afinal, em pleno século 21, você só precisa de um software de gestão de jornada para automatizar o controle de ponto e livrar sua equipe deste trabalho maçante.

Ao substituir o ponto manual por um software de controle da jornada, as marcações de entrada, saída e intervalos de cada um dos funcionários da empresa são integradas automaticamente à folha de pagamento. Isso gera um incrível ganho de tempo para o RH, que passa a poder atuar em iniciativas mais importantes e alinhadas aos objetivos da empresa.

Outra vantagem é a segurança. Diferente do controle manual, mais passível de fraudes, um sistema de gestão de frequência como o NewPonto da Norber tem seu banco de dados blindado e atrelado ao servidor. Esse recurso impede a manipulação das marcações eletrônicas originais, seja pelo usuário ou pelo gestor, e proporciona maior transparência na relação entre empregador e funcionário.

No quesito controle de acesso, os softwares de gestão de frequência também levam vantagem sobre o ponto manual, já que podem ser integrados a catracas e ao ponto biométrico, limitando o acesso em portarias, departamentos ou refeitórios. Já para empresas que contam com colaboradores externos, como vendedores ou consultores, há soluções que permitem que os horários do expediente sejam marcados remotamente, via smartphone, de qualquer lugar e em tempo real. Em todos estes casos, é possível integrar automaticamente as informações do ponto à folha de pagamento, assim como obter dados para melhor gerenciar a jornada e as horas extras dos funcionários.

A Norber é especialista em controle de ponto e desenvolve softwares que auxiliam na gestão da jornada de trabalho dos colaboradores. Para conhecer as funcionalidades do NewPonto, do NewMobile e de outras soluções, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

Hora extra x banco de horas: o que é mais vantajoso

Hora trabalhada é hora paga. A CLT garante ao trabalhador o direito de ser remunerado pelo tempo trabalhado além da jornada normal e empregadores que descumprem as regras costumam arcar com consequências graves na Justiça do Trabalho. Mas, afinal, qual o melhor modo de fazer a compensação: hora extra ou banco de horas? Se sua empresa projeta crescimento e precisa que os colaboradores eventualmente excedam o horário de expediente para cumprir prazos e atender demandas, saiba como funcionam estes modelos de sobrejornada e escolha a mais apropriada para seu negócio.

Hora extra

A jornada padrão de 8 horas diárias permite que sejam feitas duas horas extras por dia, até o limite de 44 horas semanais. As horas adicionais trabalhadas têm valor mais alto e podem onerar a folha de pagamento da empresa: correspondem a 50% mais que a hora normal. À noite, entre 22h e 5h, sofrem um acréscimo de 20%, enquanto nos finais de semana e feriados custam 100% a mais. Para o trabalhador, é um sistema satisfatório, já que possibilita aumento da renda no fim do mês. Por outro lado, é menos flexível no sentido de não possibilitar folgas.

Banco de horas

Por meio do banco de horas, as horas excedentes trabalhadas são compensadas com folgas ou com a redução da jornada em outro dia. Realizado mediante acordo ou convenção coletiva, o modelo prevê que a compensação seja feita dentro do prazo de um ano. Em caso de acordo individual com o trabalhador, a compensação deve ocorrer dentro de no máximo 6 meses. Extrapolados esses prazos, as horas excedentes devem ser pagas com 50% de acréscimo. A vantagem para o funcionário é a possibilidade de, mediante entendimento com gestor, poder sair mais cedo conforme sua necessidade ou até mesmo obter folgas, como emendas de feriados.

Independentemente do modelo escolhido, é imprescindível fazer o correto gerenciamento das horas trabalhadas. Um sistema de controle de frequência como o NewPonto da Norber permite a marcação dos horários de entrada e saída dos colaboradores e ainda fornece dados que ajudam a avaliar a real necessidade de horas adicionais, permitindo aos gestores checar se há equipes subutilizadas ou sobrecarregadas. Com este tipo de informação em mãos é possível redistribuir tarefas, evitar horas excedentes e, consequentemente, gerar maior economia para a empresa.

A Norber é especialista em gestão de frequência e desenvolve sistemas que integram as informações do controle de ponto à folha de pagamento, modernizando rotinas do RH. Para conhecer as funcionalidades do NewPonto, do NewMobile e de outras soluções, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

Riscos jurídicos relacionados à ausência de controle de ponto

Erros no cálculo de horas extras e ausência de controle da jornada de trabalho prejudicam a relação entre empregador e empregado e expõem as companhias a riscos jurídicos. Por isso, contar com um bom sistema de gestão de frequência é o modo mais eficaz de gerenciar a frequência de seus colaboradores e evitar que sua empresa vire alvo de ações trabalhistas. Saiba mais sobre os riscos associados à ausência do controle de ponto.

Ultrapassar as jornadas de trabalho

Gerenciar os diversos tipos de jornadas, bem como eventuais horas extras, é tarefa séria, mas nem sempre fácil. Isso porque, além da jornada padrão de 8 horas diárias, há categorias profissionais que, mediante acordos individuais ou coletivos, atuam no turno 12/36, outras cujos contratos preveem jornadas de até 30 horas semanais sem horas extras, ou 26 horas semanais com possibilidade de até 6 horas extras. Para evitar que os colaboradores excedam os limites estipulados por lei, a utilização de um sistema de gestão de frequência é altamente recomendável. Além de automatizar o controle da jornada, o sistema também permite a marcação do intervalo intrajornada (hora de almoço), que hoje pode ser flexibilizado para até 30 minutos, mediante negociação.

Erros no cálculo das horas extras

Você não quer ter problemas com a Justiça do Trabalho, certo? Então invista em um controle de ponto eficaz, pois conflitos envolvendo horas extras são, historicamente, a causa principal de processos trabalhistas. Horas adicionais trabalhadas devem ser pagas com acréscimo de 50% ou compensadas com folgas, por meio de banco de horas, respeitando os devidos prazos e acordos individuais ou coletivos. Sistemas de gestão de frequência atrelados à folha de pagamento proporcionam maior precisão e segurança no cálculo das horas a mais, minimizando a chance de erros. Além disso, permitem ao RH acompanhar a produtividade do funcionário e fazer ajustes para otimizar o desempenho das equipes.

Controle para teletrabalho

Com a regulamentação do teletrabalho, mais companhias estão adotando políticas de home office. Além de contrato especificando as atividades a serem realizadas pelo colaborador fora das dependências da empresa, esta modalidade exige atenção dos empregadores, já que a ausência de um registro da jornada pode motivar eventuais cobranças judiciais. Uma solução para este tipo de questão é utilizar a tecnologia para realizar o controle de frequência à distância. O NewMobile da Norber possibilita a marcação de ponto via smartphone, de qualquer lugar e em tempo real, assegurando que o trabalhador está de fato cumprindo o seu horário, e garantindo os seus direitos.

A Norber é especialista em gestão de frequência e desenvolve sistemas que integram as informações do controle de ponto à folha de pagamento, modernizando rotinas operacionais e garantindo maior segurança jurídica às empresas. Para conhecer as funcionalidades do NewPonto, do NewMobile e de outras soluções, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

Como ser mais produtivo com ferramentas de mobilidade corporativa

Administrar o tempo de modo a dar conta de todas as tarefas do dia é um dos grandes desafios do mundo corporativo. As reuniões improdutivas, pausas para cafezinhos e aquela espiada nas redes sociais, podem distrair e atrapalhar um dia inteiro de trabalho. Quando você percebe, a hora passou e metade do que tinha sido planejado não foi feito.

Para aumentar a produtividade no horário do expediente, a primeira dica é priorizar as tarefas e eliminar os hábitos que comprometem a concentração. Além disso, vale investir no uso de ferramentas que promovem mobilidade e, consequentemente, auxiliam a gestão do tempo e, consequentemente, a produtividade.

Hoje, um smartphone com acesso à internet permite aos gestores responder e-mails, compartilhar arquivos e checar relatórios durante viagens ou visitas a clientes, o que garante eficácia na execução de tarefas e agilidade na tomada de decisões. Por isso, é cada vez mais rotineiro as empresas disponibilizarem dados nas nuvens e adotarem tecnologias mobile em suas estratégias de mobilidade corporativa.

Especialista em gestão de controle de frequência, a Norber desenvolve soluções que vão de encontro às necessidades de economia de tempo nas organizações modernas. O NewMobile é um software que permite a marcação de ponto remoto por meio de smartphone, de qualquer localidade e em tempo real. Operando via GPS, ele informa a localização onde o ponto é marcado e delimita o perímetro da marcação, otimizando a rotina do funcionário. Para conhecer as funcionalidades do NewMobile e outras soluções da Norber que facilitam o dia a dia das Organizações, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

As ferramentas de mobilidade corporativa e a produtividade
As ferramentas de mobilidade corporativa e a produtividade

Ações do RH que ajudam empresas a economizar durante a crise

Reduzir custos é palavra de ordem em períodos de crise. Diante do desafio de trabalhar com quadros enxutos e orçamentos reduzidos, o departamento de RH tem a missão de planejar os custos com funcionários e propor soluções que aproveitem, da melhor forma possível, o capital humano. Veja como uma gestão de pessoas eficaz pode ajudar:

Engajamento e produtividade

Otimizar a jornada de trabalho é o primeiro passo para alcançar metas e superar dificuldades momentâneas. Treinamentos de equipes, por exemplo, geram engajamento e ajudam a manter os colaboradores focados, proporcionando mais produtividade e competitividade ao negócio.

Planejamento de custos

Em algumas empresas, o corte de funcionários pode ser inevitável. No entanto, é preciso lembrar que, dependendo do tempo de serviço e dos encargos da rescisão, desligamentos podem gerar custos elevados e impactar o caixa da empresa. Daí a importância de calcular o custo das demissões, assim como planejar antecipadamente os pagamentos de férias, dissídio e 13º salário.

Desenvolvimento de lideranças

Há quem diga que é da necessidade que surgem as melhores ideias. Líderes que estimulam a comunicação, a inovação e a criatividade costumam obter melhores resultados de suas equipes. É o capital humano, afinal, que pode reverter o jogo, e transformar a crise em oportunidade.

Investimento em tecnologia

Implantar tecnologias que automatizam processos é investimento, e não gasto. Em longo prazo, softwares que simplificam e padronizam rotinas administrativas geram economia às empresas na medida em que auxiliam a gestão de pessoas e otimizam o tempo dos colaboradores.

A Norber, especialista em gestão de controle de ponto, dispõe de soluções que melhoram procedimentos organizacionais com eficiência e confiabilidade. Um software como o NewPonto, por exemplo, automatiza a marcação dos horários de entrada e saída dos funcionários e integra as informações à folha de pagamento. Para conhecer as funcionalidades do NewPonto, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

Ações do RH auxiliam sua empresa a economizar durante a crise.
Ações do RH auxiliam sua empresa a economizar durante a crise.

O departamento jurídico e seu papel preventivo

Consulte sempre um advogado. A frase, que pode parecer chavão, é uma prática recorrente nas empresas que preferem evitar transtornos a correr riscos que acarretem prejuízos financeiros ao negócio. Diante da crescente tendência à judicialização, os departamentos jurídicos, e mesmo os escritórios de advocacia externos, têm presença cada vez mais determinante nos processos decisórios.

Ao invés de ser acionado apenas para “apagar incêndios”, o departamento jurídico hoje atua preventivamente, desempenhando uma função estratégica nas organizações. Realizar as adequações tributárias junto aos diversos órgãos governamentais, assessorar contratos de fusões e aquisições, assim como orientar operações que respeitem as leis ambientais e urbanísticas, são atribuições dos advogados corporativos dentro das organizações modernas.

Igualmente importante é o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias. Hora extra não paga, erros no depósito do FGTS e divergência quanto à marcação da jornada de trabalho, frequentemente geram litígios jurídicos que, não apenas comprometem o bolso do empregador, como podem causar danos irreparáveis à imagem da empresa.

A Norber é especialista em gestão de controle de ponto e conta com ferramentas que auxiliam o departamento jurídico proativo. Um software como o NewPonto, por exemplo, minimiza os riscos de descumprimento de obrigações trabalhistas na medida em que automatiza a marcação dos horários de entrada e saída dos colaboradores.

Realizando a gestão de frequência de modo confiável, é uma solução útil para preservar a transparência na relação entre empregador e empregado. Para conhecer as funcionalidades do NewPonto e outras soluções, acesse www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

O departamento jurídico e seu papel preventivo
O departamento jurídico e seu papel preventivo