Governança de dados: a importância para um uso estratégico da informação

Na era da informação, os dados estão entre os ativos mais valiosos de uma empresa. Esse importante ativo, contudo, pode não gerar valor caso não seja devidamente cuidado e administrado. E é aí que entra a Governança de Dados, conjunto de políticas e gestão de processos e tecnologias que garantem à companhia o uso estratégico da informação.

O volume de informação nas empresas vem aumentando exponencialmente, seja por causa do Big Data, da crescente digitalização de processos ou do ganho de escala. Para fazer um bom uso desse gigantesco volume de dados é necessário manter a informação devidamente estruturada e organizada, cuidando da sua qualidade, integridade e segurança. 

Nesse sentido, cabe à equipe responsável pela Governança de Dados determinar ambientes apropriados para armazenamento e acesso, tais como servidores robustos e/ou nuvem, e projetar uma arquitetura de dados capaz de integrá-los e disponibilizá-los dentro da companhia. Esses cuidados têm o objetivo de melhorar o fluxo de trabalho e gerar subsídio para as tomadas de decisões.  

Dentro do escopo da Governança de Dados também cabe a criação de políticas que garantam a segurança e privacidade da informação, com especial atenção ao combate a ciberataques, vazamentos, fraudes ou uso indevido. Outro aspecto é a capacitação dos profissionais envolvidos na captação e processamento dos dados, já que qualquer erro em uma das etapas do processo compromete a qualidade da informação e, consequentemente, acarreta desperdício de tempo e recursos, podendo até resultar em danos financeiros, processos trabalhistas e prejuízos à imagem da empresa. 

No RH Digital, é possível elevar a Governança de Dados ao nível de excelência. Afinal, o uso sistematizado de softwares de gestão automatiza a coleta e organização dos dados, facilita o acesso aos mesmos, assim como mitiga a chance de erros. Com um sistema como o NewPonto Cloud da Norber, por exemplo, é possível automatizar o controle de ponto e realizar o gerenciamento de horas extras, banco de horas e folha de pagamento com muito mais eficiência. 

Além disso, a partir dos registros incluídos no sistema é possível avaliar a produtividade dos colaboradores e medir os índices de absenteísmo. Outro destaque é a maior agilidade no fluxo do trabalho, pois os dados ficam armazenados na nuvem, onde são atualizados e acessados em tempo real. Tudo isso, vale lembrar, em um sistema blindado e que atende aos requisitos da LGPD

Como o seu RH lida com as informações dos colaboradores? A governança dos dados está sendo realizada da melhor forma, com sistemas adequados e robustos?

A Norber desenvolve sistemas que facilitam a gestão da frequência dos colaboradores, incluindo equipes remotas. O NewPonto Cloud armazena dados na nuvem, possibilitando o gerenciamento online da jornada. Já o NewMobile permite a marcação de ponto via smartphone, de qualquer lugar e em tempo real. Para conhecer as funcionalidades destas soluções, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

LGPD: sua empresa precisa se adequar rapidamente

A nova mudança de data para a entrada em vigor da LGPD pegou muita gente de surpresa. Na semana passada, o Senado derrubou a Medida Provisória que postergava esse início para 2021; com isso, para que a Lei Geral de Proteção de Dados comece a valer, só falta a sanção presidencial – que pode (ou não) ocorrer até meados de setembro. 

Frente a essa iminência, empresas como Whatsapp, Facebook e Google atualizaram suas políticas de privacidade e uso de dados e comunicaram as mudanças aos usuários dos serviços. A maior parte das companhias, porém, ainda está longe de finalizar seus processos de adequação. Saiba como a nova legislação impacta a sua empresa e por que a conformidade é necessária e urgente.

Como a LGPD impacta seus processos

A Lei Geral de Proteção de Dados chega para dar mais transparência ao modo como os dados pessoais dos cidadãos brasileiros são tratados. Assim como a GDPR europeia, ela institui normas e princípios que regulam a coleta, armazenamento, uso e eliminação de informações pelas empresas, e valem tanto para o meio físico como o digital. Desta forma, impacta processos que lidam com dados de clientes, fornecedores e também colaboradores, afetando departamentos diversos, desde Marketing e Vendas até TI e RH. 

Entre as várias exigências, a LGPD estabelece que os dados coletados devem ter uma finalidade específica e que seu uso deve ser consentido pelo cidadão. Além disso, é responsabilidade da empresa zelar pela segurança e privacidade dos dados, com atenção especial àqueles considerados sensíveis. No RH, que lida com um gigantesco volume de dados pessoais, a adequação passa por diversas áreas, desde recrutamento e seleção de candidatos até gestão da folha de pagamento e concessão de benefícios. 

Por que e como se adequar

A não conformidade à LGPD pode gerar de advertências a multas de até 2% do faturamento da empresa (limitada a R$ 50 milhões por infração). Embora as penalizações pelo descumprimento só comecem a valer em agosto de 2021, companhia nenhuma deve se descuidar. Afinal, o vazamento ou uso indevido de um dado pessoal pode acarretar graves prejuízos de imagem e ainda ser alvo de reclamação em esferas judiciais, como as relacionadas ao Marco Civil da Internet ou ao Código de Defesa do Consumidor.  

A adequação pelas empresas requer uma ampla transformação cultural. Além de mapear processos e implementar mecanismos de proteção, é imprescindível desenvolver uma política de compliance que tenha a adesão de todos os profissionais envolvidos. Também vale investir na figura do Encarregado (ou Data Protection Officer), que vai verificar se os protocolos estão sendo cumpridos internamente e servir de ponte entre a empresa e a futura ANPD – Autoridade Nacional de Proteção de Dados. 

Outro ponto importantíssimo: checar a adequação de parceiros. Isso porque a LGPD permite que os dados sejam mantidos ou processados em sistemas de terceiros, como nos casos de uso de softwares de gestão de frequência, folha de pagamento ou soluções em cloud computing. No entanto, a empresa contratante precisa certificar que o fornecedor está utilizando as informações apenas de acordo com o uso original autorizado e fornecendo a proteção devida, provendo recursos como criptografia e senha. 

A Norber desenvolve softwares de controle de acesso e de frequência alinhados à necessidade de proteção da informação. O NewPonto Cloud, sistema que automatiza a gestão do controle de ponto, dispõe de conexão criptografada para garantir a segurança do acesso via web, além de um banco de dados blindado e atrelado ao servidor. Para conhecer as funcionalidades desta solução, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.

LGPD: aproveite o adiamento para adequar-se às novas regras

Maio de 2021 é a nova data para a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). O adiamento foi estabelecido por meio da Medida Provisória 959/2020 e aguarda aprovação do Congresso. Independentemente do prazo, as empresas não devem se acomodar. A LGPD vai elevar o padrão da proteção da informação exigindo melhores práticas de gerenciamento de dados. Saiba mais e aproveite o tempo extra para promover as adequações necessárias. 

O que diz a LGPD

A LGPD institui um conjunto de regras que regulamenta a coleta, armazenamento e segurança de informações pessoais. De modo geral, ela coíbe o uso indiscriminado de dados pessoais e garante ao cidadão o direito de estar ciente sobre a finalidade específica para a qual as informações serão usadas. 

As empresas, por sua vez, passam a ser responsáveis pela segurança e privacidade dos dados cedidos. Caso violem as normas, façam uso indevido das informações ou sofram vazamentos, estarão sujeitas a advertências e multas, além de arcarem com severos prejuízos de imagem.   

Impactos no RH

A nova legislação irá mudar o modo como as empresas lidam com dados de clientes, fornecedores e até colaboradores. No dia a dia, vai impactar não só os departamentos de TI, responsáveis pela infraestrutura tecnológica, mas também setores que tratam grande volume de dados pessoais. 

Por seu papel estratégico, o RH deve não só apoiar a mudança cultural como também identificar todo o ciclo da informação em seus processos internos. Do recrutamento à gestão da folha de pagamento, é necessário garantir que os registros sejam coletados, usados e armazenados corretamente, com especial atenção aos dados considerados sensíveis. 

Vale lembrar que a LGPD permite que informações sejam mantidas ou processadas por sistemas de terceiros, como nos casos de uso de softwares de gestão de frequência, folha de pagamento ou soluções em cloud computing. No entanto, a empresa contratante precisa certificar que o fornecedor utilize as informações apenas de acordo com o uso original autorizado e que forneça a proteção devida, provendo recursos como criptografia e senha. 

Neste cenário, é fundamental contar com parceiros tecnológicos confiáveis e capazes de oferecer soluções robustas. Na hora de atender aos requisitos de conformidade e segurança, opte por sistemas com nível de proteção adequado e aproveite para mitigar riscos de erro humano automatizando processos repetitivos e manuais. A jornada de adequação à LGPD pode ser também uma oportunidade de otimizar processos e ganhar eficiência.    

A Norber desenvolve softwares de controle de acesso e de frequência alinhados à necessidade de proteção da informação. O NewPonto Cloud, sistema que automatiza a gestão do controle de ponto, dispõe de conexão criptografada para garantir a segurança do acesso via web, além de um banco de dados blindado e atrelado ao servidor. Para conhecer as funcionalidades desta solução, visite www.norber.com.br e fale com a Área Comercial.