Entrevista: Anderson Guimarães explica o controle da jornada remota em tempos de pandemia

Entrevista: Anderson Guimarães explica o controle da jornada remota em tempos de pandemia

A pandemia do novo coronavírus fez com que muitas empresas levassem seus quadros de funcionários para o home office. A migração e a adaptação ao ambiente remoto, contudo, foi diferente de companhia para companhia. “Saiu-se melhor quem já tinha uma cultura digital fortalecida”, avalia Anderson Guimarães, gerente comercial da Norber.  

Nesta entrevista ao blog, Anderson relata a sua experiência junto aos clientes neste momento crítico e analisa como os sistemas de ponto da Norber estão proporcionando eficiência ao controle da jornada remota, inclusive com adesão às Medidas Provisórias que flexibilizaram normas trabalhistas.  

Por causa da pandemia, muitas empresas tiveram de se adaptar rapidamente ao home office. Quais foram os principais desafios na adoção à jornada remota?

A primeira questão é o tipo de atividade da empresa. Houve um grupo que foi, de fato, atingido pela pandemia no seu negócio e sofreu um impacto econômico importante. O varejo sofreu bastante com o fechamento das lojas, e diversas atividades industriais foram suspensas porque a natureza daquele trabalho não era remota, não permitia o home office. 

Por outro lado, para empresas de tecnologia, call centers, escritórios, farmacêuticas e companhias cujos funcionários já atuavam em estações de trabalho, o caminho foi um pouco mais tranquilo. Entre as que não foram impactadas na operação, as que já vinham em um perfil de trabalho online fizeram a migração para o home office mais facilmente, foi virar uma chave interna e dizer para o funcionário: o que você fazia na sua mesa agora irá fazer na sua casa. 

Houve, claro, uma ou duas semanas iniciais críticas, de ajustes e reestruturações. Percebemos que houve um trabalho dentro da TI dos clientes, de criar redes VPNs para garantir ao funcionário acesso à internet da empresa mesmo de casa, e também de treinar os colaboradores para que aderissem a um caminho que não era o tradicional. Depois tudo foi se ajustando e, hoje, muitas empresas já avaliam manter parte de seus funcionários em home office.

Entre os clientes da Norber, quais têm sido as principais demandas relacionadas ao controle de ponto?

Na Norber, temos uma base de clientes que utiliza o sistema localmente, instalado nos servidores físicos das empresas, o NewPonto, e outra base que utiliza o NewPonto Cloud (SaaS), que é a nuvem. De início percebemos que, independentemente da base, os clientes que já usavam marcação mobile, para equipe externa ou marcação web através de notebooks ou desktops, ampliaram a utilização destes recursos. 

As demandas foram sobretudo de transferência da marcação web para todos os funcionários onde o uso não era liberado em larga escala, ou de ampliação das licenças mobile. 

Aconteceu tudo muito rápido, e saiu-se melhor quem já tinha experiência com marcação mobile e web do que quem só tinha relógio de ponto. O cliente de relógio de ponto, quando colocou todo mundo em home office, ficou sem ponto porque não conseguiu entender como aplicar a tecnologia tão rapidamente, devido a sua cultura mais conservadora. Este grupo levou mais tempo para se adaptar, pegou um grupo mais próximo ao RH para fazer teste com equipe remota. Há empresas que estão engatinhando na gestão à distância, enquanto outras se preocuparam apenas em disponibilizar ambiente para o funcionário trabalhar de casa. 

Da nossa parte, não sentimos necessidade de correr para desenvolver algo novo ou seguir outro caminho, o que mostra que estávamos muito bem preparados. Como empresa desenvolvedora, a Norber vem, há algum tempo, se preparando para fornecer aos clientes as soluções necessárias para uma administração da frequência remota. Além disso, houve um trabalho de enxergar parcerias com clientes que tinham limitações de contratação imediata. Para alguns, oferecemos gratuidade de três meses no aumento de pacotes mobile para que pudessem colocar o colaborador em trabalho remoto. 

Como os sistemas da Norber contribuem para uma gestão de jornada remota mais eficiente?  

Nosso sistema de ponto tem a facilidade de contar com acesso via browser, isto é, toda funcionalidade pode ser operada no navegador bastando um computador conectado à internet. Por meio do sistema, o gestor consegue administrar a jornada das equipes remotamente, de onde quer que esteja, e ainda limitar o que cada funcionário ou grupo de funcionários pode enxergar ou fazer dentro do sistema. 

Através da marcação mobile, é possível identificar de onde o funcionário está marcando o ponto, a partir do georeferenciamento dele, assim como restringir a área de marcação. Algumas empresas delimitam para a casa, outras a ampliam para o trabalho externo. 

Outro recurso que facilita a gestão são os alertas, que avisam os gestores de ocorrências a serem tratadas. Como o sistema fornece relatórios mostrando o que tem de ser cuidado do dia anterior, você evita o acúmulo de funções. No fim do mês, ninguém lembra mais se o funcionário chegou ou não atrasado, e acaba abonando. Estes abonos indevidos geram custos para as empresas, e muitas vezes ocorrem porque a gestão da frequência não foi feita nos momentos corretos. Principalmente no ramo de serviços, onde o impacto da mão de obra é maior, fazer uma gestão mais meticulosa pode reduzir consideravelmente os custos com hora extra indevida. 

Somado a isso, destaco a flexibilidade de parametrizar as operações de forma individual, dando ao gestor e ao funcionário recursos que podem ser utilizados de forma mais ou menos centralizada, de acordo com o que a cultura da empresa permite. 

O funcionário pode, por exemplo, consultar no sistema o seu saldo do banco de horas. Em um momento em que todos estão em home office, sem a chefia ao lado, essa facilidade garante transparência e dá ao usuário final mais segurança para controlar a compensação do banco, ver gráficos de quais horas foram aprovadas pelo gestor, o número de faltas não justificadas. 

É claro que essas funcionalidades vão ser usadas conforme a cultura da empresa. O sistema é o mesmo e ele opera de formas muito variadas justamente porque a cultura é que vai definir o maior ou menor uso dos recursos disponíveis.

Com as Medidas Provisórias 927 e 936, o governo flexibilizou algumas regras trabalhistas relacionadas a férias, banco de horas e redução da jornada. Como a Norber, com suas soluções e equipe, ajudou os clientes nas adequações?

Quando as MPs saíram tivemos uma demanda alta no nosso suporte. De fato, ajudamos muitos clientes a ajustarem os sistemas para, por exemplo, criar um banco de compensação de 18 meses, que a MP 927 permitiu, ou fazer antecipação de feriados. Enviamos orientações sobre como fazer os ajustes, explicamos, e houve casos de grandes clientes que nos contrataram para aplicá-los, porque o volume era grande.  

De forma geral, não era criar nada diferente, mas sim reparametrizar o sistema para garantir o resultado flexível que se esperava. Também ajudamos nos ajustes de alteração da jornada, que tem impacto na folha, e foi interessante verificar que o sistema apresentou as características necessárias para assimilar todas as mudanças de forma tranquila. Você faz um pequeno ajuste e ele já entende como deve seguir a partir daquela data. 

Por causa da garantia que nosso contrato de manutenção mensal oferece, e sobretudo em um período de alterações de processos e de legislação, o cliente tem conosco a segurança de contar com um conhecimento específico e de mercado.  

Como a Norber se organizou internamente para manter a prestação de serviços e o atendimento aos clientes na pandemia?

A equipe foi toda para home office, desde as áreas de desenvolvimento e suporte até comercial. Nosso tipo de trabalho permite porque todo mundo já trabalhava com notebooks ou desktops, então essa migração foi fácil. O comercial, claro, sofreu limitações em relação às visitas presenciais, e o contato inicial passou a ser feito por videochamada. 

Um dos pontos de preocupação era não perder a cultura e o engajamento diante do ambiente remoto e do distanciamento social. Para a área comercial e de projetos, institui-se que os coordenadores fizessem uma reunião de manhã e outra no fim da tarde para brincar, manter o elo, deixar rolar os assuntos que aconteciam nas salas. O bacana é que todo mundo acolheu bem, inclusive com câmera aberta.

Um relato interessante, e que é mais sensível ao cliente final, foi o testemunho do gerente de RH de um grande banco cliente que se surpreendeu ao saber que estávamos todos em home office. Ele abriu chamado e, ao ligar no número de sempre, teve sua ligação transferida para o celular do analista. O cliente final não percebeu mudanças no suporte e o testemunho voluntário dele nos deu a chancela de que estamos fazendo bem feito. 

Como o mundo empresarial deverá se comportar daqui para a frente? Prevê mudanças no pós-pandemia? 

Está bem claro que as empresas que estão tendo experiências positivas com a jornada remota e têm sistemas que, de fato, as auxiliam nesse controle estão mais tendenciosas a não terem o retorno total dos funcionários para suas estruturas físicas. 

Por outro lado, houve empresas que, diante da necessidade de mobilidade, se viram com sistemas pouco flexíveis e que não as atendiam adequadamente. 

Na Norber, que tem perfil de atendimento a médias e grandes empresas, sentimos um aquecimento na busca por essa flexibilização do controle de ponto. Desde o final de maio, passamos a ser procurados para novos projetos em um movimento de troca de sistema motivado pela insatisfação com a falta de recursos e funcionalidades do sistema existente. 

Felizmente, a nossa plataforma SaaS garante a mobilidade e flexibilidade que as empresas desejam e necessitam. Foram acertos lá atrás que nos deixaram mais preparados para atender os clientes, assim como os novos que estão chegando. 

O NewAcesso terá uma importância maior no retorno às estruturas físicas? 

Sim, porque nosso software permite fazer a gestão do fluxo de pessoas dentro da empresa. Com o controle de acesso dá para garantir a quantidade de pessoas numa sala, limitando a entrada a um determinado número. Além disso, há integrações do sistema com equipamentos como torneiras, muito usadas em frigoríficos, que só liberam a porta depois de acionada a área de higienização, por exemplo. Com um controle de acesso inteligente dá para criar diversas parametrizações e garantir a segurança de todos. 

Desde 2018, a Norber vem numa transformação de estrutura que nos preparou para absorver essa mudança tão radical e auxiliar os clientes da melhor forma. Temos uma linha de novos desenvolvimentos voltados a reconhecimento facial, marcação de ponto via coletores virtuais e vínculos com acesso que visam trazer mais informação e análises para dentro do sistema de ponto. É um caminho que tende a aumentar e está em sinergia com as mudanças que as empresas estão promovendo agora.